flag Судова влада України

Стара версія сайту | Лист вебмайстру

                                                                                                 ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів
Новогродівського міського суду
Донецької  області
від  22 вересня 2015 року № 16
 
 
 
Засади
використання автоматизованої системи документообігу
Новогродівського міського суду Донецької області області
Зі  змінами затвердженими Рішенням зборів суддів від 15.03.2016 року № 3 

 
 
 
І. Загальні положення
     1.1. Документообіг  Новогродівського міського суду Донецької  області (далі документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.2 Документи незалежно від засобу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.3. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 ( далі Положення) та Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року № 173.

1.4. Положення визначає порядок функціонування  автоматизованої системи документообігу в Новогродівському міському суді Донецької  області (далі - автоматизована система), яка забезпечує :

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями суду з додержанням принципів випадковості;

- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченого Положенням інформації для розміщення на веб-сайті суду веб-порталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками; 

- передачу судових справ до електронного архіву.

1.5. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Новогродівського міського суду Донецької  області забезпечують:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та територіальне управління ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.6. Збори суддів Новогродівського міського суду Донецької області мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду  повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

 

2. Функціональні обов’язки, права користувачів

автоматизованої системи

 2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Новогродівському міському суді Донецької області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду або особи, що виконуює його обов’язки.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду здійснює технічний адміністратор Новогродівського міського суду Донецької області

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2. 2.   Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію.

2. 3.   Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.4.   Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.5.   Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор суду .

2.6.   Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

    3.   Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

3.1.   Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.2.   На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

3.3.   Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

3.4.   Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду,/ номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). 

3.5.   Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

3.6.   Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року; 

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року.

3.7.   Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

4.  Розподіл судових справ між суддями

4.1.   Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

          4.2  Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

                автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної справи;

                пакетного автоматизованого розподілу справ після реєстрації певної кількості судових справ;

                розподілу справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

                визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

                повторного автоматизованого розподілу судових справ.

                Збори суддів суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу справ у випадках, прямо передбачених Положенням.

 4.3.   Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді; 

- за чотирнадцять робочих днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді; 

- за один робочий день до відрядження ( за три робочі дня – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дня перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів місцевого суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

5.1.   Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за правилами, передбаченими Положенням.

5.2.   Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи. 

5.3.   Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

5.4.   Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.

 

6. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

6.1. Збори суддів суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

6.2. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.

 

6.3. Пункт 6.3 виключити.

 

6.4. Збори суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи,  що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення;

- справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні

                - які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді,якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;

                - у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи , в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововивченими обставинами та ін.);

                - у разі повторного надходження до суду позовних заяв

6.5. Збори суддів суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

6.6. Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, або виконують інші обов»язки, не пов»язані із здійсненням правосуддя.

6.7. Збори суддів суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються  щодо конкретного судді судові справи.

6.8. Збори суддів суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

6.9. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.17 пункту 2.3 Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів суду.

 

7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

7.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

7.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в суді, якщо відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

7.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

            7.4 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя.

                Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду .

                Якщо збори суддів визначили склад постійно діючої колегії, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу.

                Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою

            7.5. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принцип незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

                Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

                У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії ( призов на військову службу, відпустка у зв»язку з вагітністю та пологами,довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду ( або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

                Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

   У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) .

7.6. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

7.7. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

7.8. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування  наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

7.9. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

У пункті 7.9 абзаци третій-четвертий виключити

7.10. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

      При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

7.11. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду ,що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

Звіт містить такі відомості, передбачені Положенням.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

7.12. У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.

7.13. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку зазначеному в пункті 7.4

 

            7.14. Пункт 7.14 виключити.

 

8. Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

 

8.1. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

8.2. Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді (додаток 4), що автоматично створюється автоматизованою системою.

8.3. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, ідписується та додається до матеріалів судової справи.

      Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

9. Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

 

9.1. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол  заміни основного судді запасним суддею (додаток 5), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.36. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

      Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

10. Визначення слідчого судді

        

            10.1. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 4.1 цих Засад.

             Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

 Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не можу бути меншою 2 суддів.

10.2. Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді (додаток 4), що автоматично створюється автоматизованою системою.

10.3. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

      Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

11. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

11.1 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи ( крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу якого  скасовано чи у проваджені якого перебувала судова справа.

11.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору; 

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119–121, 121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

      - зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

      - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

      - апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

      - заяви про забезпечення позову, доказів.

11.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

11.4. У разі надходження апеляційних (касаційних) скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу).

11.5. У разі направлення справи про адміністративне правопорушення на дооформлення та після повернення такої справи;

11.6. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.2.46 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними цими Засадами.

11.7. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

12. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями   

 

12.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках  визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох судді, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.2 , 2.3.23 Положення.

            12.2. Винятково у разі,коли суддя (судді) у  передбачених законом випадках не може ( не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов»язки), що додається до матеріалів справи.

    Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

.12.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

            12.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов»язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді для розгляду справи.

                Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 

12.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 12.6. Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення запасного (слідчого) судді.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

13. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

13.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

13.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.54 пункту 2.3 цього Положення обставин.

13.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.54 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

13.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.53 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

14. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

14.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.26 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду .

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

14.2. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.

 

15. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

(колегією суддів)

 

15.1.   Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

15.2.   Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

16. Внесення до автоматизованої системи відомостей

щодо набрання судовим рішенням законної сили

16.1.   У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

16.2.   У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

17. Надання інформації про стан розгляду судових справ

17.1.   На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

17.2.   Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 Положення.

17.3.   Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень". 

17.4.   Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

17.5.   На веб-сайті суду щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи;

- склад суду;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- сторони у справі;

- суть судової справи.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

18. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

виготовлених у суді

18.1.   Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ. 

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

18.2.   Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години. 

 

19. Надсилання електронних документів до державних реєстрів

та інформаційних систем інших державних органів і установ

 19.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

19.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

20. Підготовка статистичних даних

20.1. Автоматизована система забезпечує:

- введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

- від суду до територіальних управлінь ДСА України;

- від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

- від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

- від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

- формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

20.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

20.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

      Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

      У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

21. Передача судових справ до електронного архіву

21.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

22. Забезпечення безпеки автоматизованої системи

та моніторинг її функціонування

 22.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

22.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

22.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

22.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

22.5. Збори суддів суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

22.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

 

 

 

Керівник апарату

Новогродівського міського суду                                                       Я.В. Хоменкова