flag Судова влада України

Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46

Затверджено

рішенням зборів суддів Новогродівського міського

суду Донецької області

протокол № 3 від 14 грудня 2020 року

 

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Новогродівського міського суду Донецької області

 

  1. Загальні положення
    • Засади використання автоматизованої системи документообігу Новогродівського міського суду Донецької області (далі – Засади) регулюють правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду у редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 15 вересня 2016 року, з урахуванням юрисдикції, інстанційності суду, норм чинних процесуальних кодексів та Законів України.
    • Засади вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів, якими затверджено Засади чи внесено до них зміни.
    • Зміни до налаштувань автоматизованої системи вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.
    • Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні про автоматизовану систему документообігу суду у редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 15 вересня 2016 року.

 

  1. Особливості та порядок функціонування автоматизованої системи в Новогродівському міському суді Донецької області
    • В Новогродівському міському суді Донецької області використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
    • Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в Новогродівському міському суді Донецької області здійснюються цим судом.
    • Збори суддів Новогродівського міського суду Донецької області мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду у редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 15 вересня 2016 року (далі – ПОЛОЖЕННЯ), повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
    • Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

 

  1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
    • Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
    • Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює спеціаліст з інформаційних технологій.
    • Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
    • Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену ПОЛОЖЕННЯМ інформацію.
    • Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
    • Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, ПОЛОЖЕННЯ та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
    • Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – спеціаліст з інформаційних технологій.
    • Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

  1. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
    • Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
    • На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.
    • Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.
    • Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
    • Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).
    • Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.
    • Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

 

  1. Розподіл судових справ між суддями
    • Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
    • У суді може застосовуватися:

 

  1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями
    • Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
    • Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
    • Автоматизований розподіл справ між суддями, визначення запасного судді у кримінальному провадженні, здійснюється в порядку, передбаченому пунктами 2.3.1 - 3.54 ПОЛОЖЕННЯ.
    • У випадку перебування суддів в нарадчій кімнаті один та більше робочих днів, виключати їх в повному обсязі з автоматизованого розподілу судових справ. Час виключення обліковувати з часу виходу судді до нарадчої кімнати до часу закінчення проголошення судового рішення. Час виходу судді до нарадчої кімнати фіксується у журналі судового засідання по справі та повідомляється керівнику апарату суду секретарем судового засідання, який брав участь у цьому судовому засіданні. Після проголошення судового рішення про вказане керівнику апарату суду повідомляє секретар судового засідання, який брав участь у цьому судовому засіданні.
    • Визначити, що суддя суду виключається з автоматизованого розподілу клопотань, скарг та заяв, які підлягають розгляду слідчими суддями, у разі його перебування в нарадчій кімнаті до початку наступного робочого дня.
    • У виняткових випадках, якщо з об`єктивних причин (закінчення повноважень судді, перебування судді на лікарняному, відпустці, відрядженні, перебування у нарадчій кімнаті тощо) неможливо розглянути у визначений Кримінальним процесуальний кодексом України строк клопотання, які підлягають розгляду слідчими суддями (про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою або домашнього арешту, про продовження строку тримання під вартою або домашнього арешту, про проведення обшуку, про арешт майна, про дозвіл на затримання з метою приводу) - здійснювати їх повторний автоматизований розподіл на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки слідчого судді або секретаря судового засідання із обов’язковим обґрунтуванням обставин, що зумовлюють заміну судді.
    • Матеріали про адміністративні правопорушення, які повернулись після направлення на належне оформлення, передавати раніше визначеному суді за виключенням, коли суддя тимчасово відсутній понад 5 робочих днів або не може здійснювати правосуддя.
    • У разі закінчення строку, на який було обрано слідчого суддю, такий суддя завершує розгляд клопотань, скарг та заяв, які підлягають розгляду слідчими суддями, із збереженням відповідних повноважень.
    • Здійснювати автоматизований розподіл матеріалів про застосування положень закону про амністію за вироками, що набрали законної сили.
    • У разі ухвалення процесуальних рішень про відмову в  спільному розгляді зустрічної позовної заяви та позовів третіх осіб (які заявляють самостійні вимоги) з первинним позовом у цивільному провадженні, чи прийняття рішення про окремий розгляд кримінального провадження, яке надійшло до суду щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, такі справи підлягають повторному автоматизованому розподілу.
    • У разі задоволення заяви про відвід або самовідвід повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).
    • Якщо протягом  десяти днів з дати подання заяви про забезпечення позову  заявник подає позовну заяву і заходи забезпечення позову не скасовано, то такий позов передавати раніше визначеному судді у справі, яким розглядалося  клопотання про забезпечення позову.
    • Повторний автоматизований розподіл  судових справ у випадку тимчасової непрацездатності або відпустки, пов’язаної з дотриманням режиму самоізоляції,  на строк що призводить до порушення строків вирішення справ або питань, пов’язаних з їх розглядом,  здійснюється за   розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) на виконання рішення Зборів суддів.
    • Такі збори суддів скликаються головою суду (особою, яка виконує обов’язки голови суду)  за  ініціативою (вмотивована службова записка на ім’я голови суду) головуючого  судді або, за його усним розпорядженням, помічника судді/секретаря судового засідання.
    • Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

 

  1. Формування колегій
    • Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматизованою системою в загальному порядку.
    • У разі, якщо кримінальне провадження щодо неповнолітніх має здійснюватися судом колегіально, головуючі судді визначаються з числа суддів, уповноважених згідно із Законом України «Про судоустрій і статус суддів»  на здійснення кримінального провадження  стосовно неповнолітніх, а члени колегії – з числа суддів суду в загальному порядку.

 

  1. Надання інформації про стан розгляду судових справ
    • На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
    • Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника.
    • Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
    • Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
    • На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

 

  1. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах
    • Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
    • Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та «Проект».

 

  1. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ
    • Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
    • Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

  1. Підготовка статистичних даних
    • Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.
    • Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

 

  1. Передача судових справ до електронного архіву
    • До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

  1. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування
    • Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
    • Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
    • Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
    • Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
    • Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
    • Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

  1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.
    • В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів, такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.
    • У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді  тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про забезпеченн якримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України, встановлення фактів народження та смерті на окупованих територіях України, які розглядаються в порядку ст. 257-1 ЦПК України тощо) відповідальними за розподіл судових справ працівниками (чи особами, що виконують їх обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, з урахуванням спеціалізації. 
    • Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення  зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення обставин.
    • Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями, автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи здійснюється в порядку, передбаченому пунктами 2.3.49 – 2.3.58 ПОЛОЖЕННЯ.
    • Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

Прикінцеві положення

Ці Засади набирають чинності з дня затвердження Зборами судів Новогродівського міського суду Донецької області та діють до їх скасування або викладення в іншій редакції.

Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами вирішуються та регулюються Положенням, Інструкцією та відповідним законодавством, що діє у цій сфері.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.